Microsoft Excel Dasar -5

oleh: Aurino Djamaris & Sridhani Pamungkas

MENGGUNAKAN FUNGSI – FUNGSI EXCEL

Fungsi adalah program mini terstruktur yang menghitung hasil tertentu. Fungsi adalah rumus, sehingga seluruh fungsi dimulai dengan tanda sama dengan ( = ). Setelah ( = ) terdapat nama fungsi, diikuti oleh satu argument atau lebih yang dipisahkan oleh koma dan diapit oleh kurung.

     Excel memiliki ratusa fungsi, yang dikelom[pokkan ke dalam 11 kategori :

  1. Database and List Management ( Database dan manajemen daftar )
  2. Date and Time ( Tanggal dan Waktu )
  3. DDE and External ( DDE dan Eksternal )
  4. Engineering ( Rekayasa )
  5. Financial ( Keuangan )
  6. Information ( Informasi )
  7. Logica ( Logika )
  8. Lookup and reference ( Lookup dan Referensi )
  9. Math and trigonometry ( Matematika dan trigonometri )
  10. Statistical ( Statistik )
  11. Text ( Teks )

MENGGUNAKAN FUNCTION WIZARD

Fungction wizard dapat ditemukan dalam menu bar formulas insert function. Untuk menggunakan aplikasi function wizard pertama kali yang harus kita lakukan adalah mengaktifkan sel yang diinginkan sebagai tempat hasil fungsi.

Langkah – langkah yang harus dilakukan dalam pengolahan data menggunaka function wizard adalah:

  1. Pilihlah data yang ingin diproses.
  2. Aktifkan salah satu sel yang dijadikan sel hasil ( berisi fungsi ), awali dengan sama dengan (=)
  3. Pilih menu Formulas Insert Function
  4. Pilih kategori melalui pilihan Select category most recently use sum ok


Gambar 1 Function Wizard

  1. Masukan range sel yang akan dijumlahkan. Apabila data masih belum dimasukkan, kita bias langsung mengetikkan angka yang akan di jumlahkan. OK


Gambar 2 Dialog Box Fungsi untuk Mengisi Range sel

  1. Hasil penjumlahan dengan fungsi Sum tampak di sel hasil.


MENAMAI SEL DAN RANGE

     Kita dapat member nama untuk mengacu sel ketimbang menggunakan alamat sel sebagai referensi. Penggunaan nama memiliki beberapa keuntungan :

  1. Nama lebih jelas dari pada alamat sel.
  2. Apabila sel berpindah maka nama turut berpindah
  3. Kita dapat menggunakan nama sebagai pengganti alamat sel atau range sel dalam suatu rumus atau argument fungsi.
  4. Rumus yang menggunakan nama lebih memperjelas lembar kerja. Misalnya =Jam kerja * upah per jam dari pada =B3*D3.
  5. Kita dapat menggunakan satu nama untuk mengacu range sel yang utuh.
  6. Nama lebih mudah diingat ketimbang alamat.

Langkah – langkah yang dapat dilakukan dalam memberikan nama atas sel :

  1. Pilih sel ( range ) yang hendak diberi nama
  2. Klik klik kanan, name a range
  3. Ketik nama abash untuk sel ( range ) dan pilih range atau sel yang ingin diberikan nama tekan enter.

     
     

Gambar 3 Name a range

Nb: Nama sel atau range tidak dapat dipisahkan dengan spasi, kita bias menggunakan (_) sebagai pemisah nama yang terdiri dari dua atau lebih kata.’

FUNGSI LANJUTAN : IF DAN LOOKUP

     Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa Microsoft excel memiliki ratusa fungsi. Namun terdapat beberapa fungsi yang biasa digunakan dalam dunia kerja dan perhitungannya.. Prosesor mikro dalam computer mampu mengerjakan dua jenis operasi , operasi aritmatika dan operasi logika. Operator logika memungkinkan kita membandingkan dua bilangan atau lebih. Kita menggunakan operator logika ( =, >, <, =>, <= ,dan <> ) untuk membuat filter tersendiri untuk mencari data yang memenuhi criteria tertentu. Fungsi logika excel memungkinkan kita menempatkan kemampuan memilih yang dimiliki filter dalam suatu rumus.

Contoh penerapan fungsi if :

Diketahui data payroll pada perusahaan di bawah ini :


Gambar 4 Perhitungan Payroll

keterangan :

Pembayaran Gross Pay didapat dari rumus : Hours x Rate

     Taxes didapat dari rumus : Gross Pay x 19%

     Net Pay didapat dari rumus : Gross Pay – Taxes

Namun ada ketentuan lain bahwa setiap pegawai yang bekerja diatas 40 jam dikategorikan sebagai upah lembur, dimana perhitungan upah lembur ( rate ) adalah 1,5 kali upah ( rate ) biasa. Hal ini tentu berpengaruh terhadap perhitungan gross Pay, untuk itu kita tidak bias menggunakan perhitungan gross pay biasa terhadap karyawan yang memiliki jam kerja ( hours ) lebih dari 40 jam ( Azimi, Chiu, dan Collins ). Untuk memecahkan masalah tersebut kita harus menerapkan fungsi operasional IF.

Secara logika , perhitungan gross pay yang mempertimbangkan perhitungan tambahan upah lembur adalah :

(40 * Rate ) + ( 1.5 * Rate * Overtime hours )

Kemudian kita analogikan kedalam fungsi IF yang memerlukan pola fungsi berikut :

IF ( Uji Logika, Nilai tertentu jika benar, nilai tertentu jika salah )

Maka,

=IF(B5>40,((40*C5)+(B5-40))*1.5*C5,B5*C5)

 
 

Setelah memasukkan rumus IF tersebut, maka tampilan data payroll perusahaan tersebut berubah menjadi lebih tepat ( perhitungan Gross pay yang tepat )

Gambar 5 Penerapan fungsi IF dalam pekerjaan

    Fungsi Lookup digunakan untuk menemukan informasi dalam suatu array dan mengembalikan ke sel berisi fungsi. Array adalah jenis database khusus di mana satu kolom atau baris berisi nilai unik. Fungsi Lookup terdiri dari Vlookup dan Hlookup sedangkan yang membedakan kedua fungsi tersebut adalah sumber database.

Contoh :

Sebuah perusahaan penjualan tiket teater ingin mencari data dalam databasenya dalam menentukan harga jual tiket berdasarkan jumlah tiket yang dibeli. Dalam database tersebut array yang maksud adalah data yang berisikan informasi jumlah tiket dan total harga yang harus dibayar. Dalam database tersebut array diberi nama Prices (Ingat dalam pemberian nama range tidak boleh menggunakan spasi ).


Gambar 6 Array dalam sebuah database

Ketika seorang kasir ingin membuat data yang menunjukan total harga yang harus dibayar oleh konsumen sesuai dengan jumlah tiket yang dibeli, maka seorang kasir harus membuat sebuah tabel privat yang berisikan informasi tersebut.


Gambar 7 Penerapan Vlookup

Dalam sel B7, kasir dapat menggunakan fungsi Vlookup untuk mempersingkat waktu penentuan harga, sehingga dia tidak perlu melihat database terlebih dahulu (menjadi tidak efektif ).

 Pola argument yang dibutuhkan dalam fungsi Vlookup adalah :

Vlookup(nilai lookup,array,nomor indeks kolom,range lookup)

Kemudian kita analogikan dengan permasalah kasus penjualan tiket di atas

Maka,

Dalam sel B7 kita isikan fungsi

=vlookup(B7,Prices,2)

Setelah menekan tombol enter, maka total harga yang sesuai dengan pembelian tiket sebanyak 4 tiket akan muncul di kolom B7 $ 93.50.

 

 

 Ke

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *